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経理のアウトソーシングで大失敗!中小企業でやってはならない理由を大公開

2021年09月16日

今、どの業界もアウトソーシング(外部委託)って流行ってますよね。
例えば、見込み顧客の開拓(テレアポなど)、営業企画に関する事務作業(電話対応、商品カタログや提案資料などの作成など)コールセンターやカスタマーサポートサービスの運営、工場での商品製造(OEM)、商品の在庫管理や梱包、発送、店舗や事務所の運営(店員の派遣、ショップ経営、清掃など)、社内のネットワーク環境の構築やシステムの設定、運用、保守などがありますよね。
私たちの業界でいえば、経理代行、記帳代行だったり労務管理、給与代行だったりします。

この経理業務のアウトソーシングについては数多くのサイトでは

  • 「経理はアウトソーシングすべき」
  • 「間接部門は出来る限り軽くすべき」
  • 「手間のかかるわからない仕事はその道の専門家に任せるべき」

このように書かれています。
実際に記帳代行や経理代行を専門にしている会社もたくさんあります。そういう考えももちろん理解はできます。

しかしながら中小企業で経理をアウトソーシングした結果、【利益額が減ってしまった】【事業が見えなくなってしまった】こういう声が非常に多いのも事実。

そこで今回は私たち経営と税務のプロフェッショナルの視点で、改めてこの経理のアウトソーシングのメリットと実際に起きるデメリットについてお伝えしていきます。

1.少し自己紹介

私たちは静岡県にある税理士法人「SS総合会計」といいます。
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2.経理のアウトソーシングでのメリット

中小企業を経営するにあたって経理のアウトソーシングを考える理由は様々あるかと思います。私たちにも多くの企業様から「採用が難しい」「やめられた時のリスクが大きい」など実際の声を聞きます。

私たち税務のプロフェッショナルから見ても確かに経理業務というのは複雑な行為だし、請求書の発行など経営者がやることではもちろんないと思いますし、管理のミス1つで数字も変わってしまうので業務として決して簡単ではないと思います。

また優秀な経理業務が出来る方を採用しようと思うと、人材の獲得が困難である近年ではすぐに採用できるとは限りませんし、中小企業では経理の人数は1名~2名のため、万が一採用をして教育をしても退職されてしまってはノウハウが自社に残らずリスクもあるため、こうした意味では経理のアウトソーシングのメリットは十分にあると思います。

しかし経営について真剣に考えている企業であればあるほど、内製化(自計化)進んでいることをご存じでしょうか?
特に利益を大きく伸ばしたり出されている企業様であればあるほどこの傾向は顕著です。

経理をアウトソーシングした結果、自社の経営数字がどんぶり勘定になってしまいタイムリーに経営数字を追うことをしなくなり、赤字化or利益が大きく減ってしまった。
こうしたアウトソーシングに潜む罠が存在するのです、これは仕組みというよりむしろ経営者の慣習から来ているようにも感じます。

3.経理のアウトソーシングに潜む罠(大きなデメリット)

経理のアウトソーシングといっても経理業務のすべてを自動的にこなしてくれて、例えば毎日勝手に経営数字が記録されていくわけではそもそもありません。

ここでは実際に起きたアウトソーシングに潜む2つの罠についてご紹介します。

・思った以上にコストがかさむ

第一に、経理のアウトソーシングでやれることは、「会計入力」「書類作成」「請求書の管理」などになります。また「経理のコストを圧縮したい」とお考えの場合は、アウトソーシング企業のスタッフが在中してくれることはなく、オンラインでのやり取りとなります。
例えばシンプルに不動産の家賃など毎月請求額が固定されており、変化が全くない企業様でしたら指示の量も少ないためある程度自動的に請求業務が回るかもしれません。
しかしながら多くの企業で特に伸びている企業様であればあるほど、請求はお客様に合わせて複雑に変化したり、紙の書類や領収書を受け渡したい場合でもスキャンをしたりなど「経理以外のパート様レベルの仕事」が追加されます。
現金の管理もオンラインで振込みをすることはできますが、銀行ATMで現金をおろすことはできませんので、むしろ経営者様が銀行までわざわざ毎月何度も足を運ぶ必要が出てきてしまいます。
そのため「アウトソーシングにかかる費用」だけでなく、「アウトソーシング企業をコントロールするための社内の業務がわかる人材」の採用及び人件費がかかります。
経営者様の管理コストも加わることを考えると、中小企業であれば経理スタッフを自社で雇い入れた方が安くなると感じませんか?
アウトソーシング業務を実際に実行しようとした結果、多くのコストが生まれてしまったということはよくある話です。アウトソーシングは安くありません。

・経営数字の把握が遅れ赤字体質となる

次にアウトソーシングに潜む罠として、知らず知らずのうちに起こること。
それは「経営数字の把握が遅れる」ということです。

経営者は本来経営数字に強くなるためにはタイムリーに経営数字を見るべきだと考えます。
本当に利益を出したいならば、最低限毎月1回は必ず経営数字を出す必要があります。

経理のアウトソーシングを利用しようと思う時、アウトソーシングをしたら専門業務を丸投げできるから、本業に専念できる。確かに一理あります。
しかし実際にメールで「○○日までに請求書をPDFで送ってください」と言われたとします。毎月必ず実行できますか?少し遅れたところで誰も咎めることはしません。アウトソーシング先は会社の管理まではしてくれませんし、わざわざ波風が立つ発言はしませんよね。

その結果多くの企業は少しずつ遅れていきます。数カ月遅れることは当たり前、中には半年や一年近く遅れる可能性もあります。税理士に請求書を送らなくても目の前の会社経営に直接影響するわけではありませんから。

その結果知らず知らずのうちに、経営数字のコントロールができなくなります。
自社の利益が今月どのくらい出たのか?赤字だったすればその要因は何なのか?企業規模が大きくなればなるほど少しのかじ取りのミスが大きな影響として乗っかってきます。

これこそが経理のアウトソーシングに潜む本当の罠(デメリット)なのです。

4.タイムリーな経営数字の把握が「利益」を生む

上記でもお伝えしたように、経営者は経営数字に強くなるためにタイムリーに経営数字を見るべきだからだと考えています。
そして数字をタイムリーに把握するためには、経理をアウトソースすべきではなく、社内で経理機能を持たせる自計化が最も効果的です。

タイムリーというと人によって差がありますので説明します。
最低限毎月1回は必ず経営数字が出せるようにしましょう。できれば毎月15日までに出せればなおよしです!
真剣に経営のことを考えている企業ほど、このタイムリーさにシビアさが増してきます。
例えば、飲食業等であれば、ITを駆使して簡易損益計算書(売上・材料費・直接人件費・粗利)を「毎日」出力できるようにしているところもあります。気になったらすぐに出せる。すぐに調べられるような状態にしておくことが大事です。つまり、早いチェックが利益を捻出し、企業を筋肉質にしていきます。

はっきり言いますね。数字のチェックをするだけで利益がでます。

「えっ?数字のチェックが早いだけでなぜ利益がでるんですか?」
「利益を生み出すのは、売上を作るための戦略だったり営業力だったりじゃないんですか?」

という質問が来ると思います。もちろん間違いではないのですが、正直タイムリーに数字をチェックするだけで、利益は出ます。
例えば、ダイエットを思い出してください。がんばってダイエットしたら、当然体重が本当に落ちているかどうか体重計でチェックしますよね。そして毎日チェックされるはずです。
逆にどうでもよくなってくると、人は体重計に乗らなくなります。1週間とかチェックしないでおくと、たまにあり得ないほど体重が増えていることがありますよね。だんだん怖くなってもう体重計に乗るのはやめようってなるのです。半年くらい乗らなかったりするとどうでしょうか?もう地獄ですよね。リバウンドどころか、ダイエット前より増えていたりします。

結論から言いますね。毎日体重計に乗るだけで体重は減るのです。
いや、減らなかったとしても維持することはできるのです。なぜでしょうか?すぐに気づいて、その日の行動を改められるからです。チェックし、反省し、次の行動に生かす!つまりPDCAが早ければ早いほど結果として物事はうまくいくに決まっているのです。

これは経営も全く同じです。タイムリーに経営数字をチェックすれば、利益は必ず捻出できるようになります。
経理のアウトソーシングというのはある意味「経理業務の丸投げ」です。中小企業が実に多いです。
するとどうなるか?いわゆる試算表が出てくるのは、3か月に1回、私たちが経験をしたひどいところだと年に1回とかいう場合もあります。
タイムリーにチェックすることがまったくできない。こうなると、経営も出たとこ勝負になります。決算を迎えないと正確な着地もわからない。まさに綱渡り経営。1年間もあれば、いろんな変化があるでしょうに、数字をもとにした軌道修正を全くすることなく経営をしたことと同じになります。

このような状態では経営がよくなるはずがありません。
まずは、少なくとも月次で経営数字を確認できる体制作りをしていきましょう。

自社で経理体制を作る方法についてはこちら

5.経営数字で作るべきこと

経営数字ときてピンと来る方はと来ない方もいます。
この経営数字で作るべき項目について説明します。

  • 「試算表における貸借対照表や損益計算書」
  • ある意味当然ではありますが、最低限月次で試算表をチェックするようにしてください。どれだけ自社が利益を出していることができたのか月次で把握するだけで安心して経営をすることができます。
  • 「部門別損益計算書」
  • 中小企業では1部門だけでなく複数の部門から成り立つ企業も多くいらっしゃいます。
  • 経営を真剣に考えれば考えるほど、どの部門がどれだけ儲かっているのだろうか?各人がどれだけの利益をあげたのだろうか?得意先別損益はどうなっているのだろうか?工事別に儲けがでているのだろうか?
  • この部門別の採算管理を行うことでより高利益体質になってきます。部門別で採算が分からないことが原因で赤字になっている企業様は非常に多いです。
  • 企業を短期的に利益体質にする施策は、イノベーションではありません。売上を上げるには少なくとも3年かかりますし、そのために投資コストもかかります。利益を上げるのに最もスピーディーで効果的なのは不採算部門とお別れをすることです。
  • 不採算部門の切り離すとどうなるでしょうか?たちまち利益体質に生まれ変わります。1か月ぐらいで損益計算書が変わってきます。
  • 「変動損益計算書」
  • また、儲けを生み出す源泉を経営数字で表すのに適したもう一つのツールがこの「変動損益計算書」です。
  • 皆さんが毎年一度財務数字として作成するものとして、いわゆる決算書というものがありますよね。これは、過去会計であり目的は税務署に提出するためのものになります。
  • これに対して、変動損益計算書は、未来会計になります。
  • 目的は経営に生かすことであり、どこに手を打てば儲けが出るかが明らかとなります。変動損益計算書では、損益計算書における経費が、変動費と固定費とに分けられ、それにより目標経常利益を生み出すためには一体いくらの限界利益(粗利)を生み出すべきでいくらの売上を上げるべきかが一目でわかるようになります。
  • 「予算実績比較」
  • 経営数字には、目標数字というものがありますよね。すなわち予算数字のことです。
  • この数字が生きた数字になるためには経営者自らの意思でこの数字にコミットし、さらに社員全員でコミットする必要になります。そして目標を管理し達成に導くには、タイムリーに予算と実績を比較し、素早く課題抽出と解決を繰り返していく必要があります。実は、予算必達にコミットすると、前期と実績の比較が気にならなくなります。試算表をいつも過去とだけ比較している中小企業が多いのですが、これは単なる分析に過ぎないので、本当の課題は見つかりません。毎月前期比較分析してもいつも同じ結果となり、正直だんだん飽きてきます。予算実績比較こそ、経営の本質なのです。

もし、数字の予算管理を本気で考えている中小企業の社長様は、是非私たちSS総合会計の先行経営サービスを受けていただきたいと思っております。
先行経営サービスについてはこちら

6.自社で経理体制構築する大切さと手順

ここまで、数字をタイムリーに出すことの大切さと経営数字の意味をお話してきましたが、いかがだったしょうか?
経理のアウトソーシングでこれだけのことを実行しようと思ったら、実際はほぼ不可能だとご理解いただけたのではないかと思います。
「予算策定を行い、部門別変動損益計算書を作れる体制を整え、毎月タイムリーに正確な実績値を出せるようにした上で、毎月チェックできる体制にしていく。時には、不明な数字がある場合にはすぐに調査して報告できる体制を整えておく」
これらは、アウトソーシングでできる代物では到底ないのです。もし、規模が小さくそれがたとえできたとしても、数字が経営者の血肉になっていきません。ですから事業が成長していくとだんだん経営者はわかってくるのです「こんなんではダメだ」と。

はっきり言いますと、経理の体制がきちんと整っていないと、タイムリーな経営数字を作り上げることなんて到底不可能です。
クラウド会計とか経理の自動化というトレンドがありますよね。大概の経営者は、経営数字がでない理由をみなツールのせいだと勘違いしています。

「うちはペーパレスでないために非効率だから遅い」とか、「クラウドにすれば、全自動にすれば、一瞬で解決するのではないか」とか。

しかしながら、プロの目から見ると機能不全の原因はあまりツールの選択ミスによらないことが多いです。つまり、トレンドとリアルは違うのです。ペーパレスでなくても、経理がしっかりしている企業は、タイムリーに経営数字を出してきます。私たちは、現場であらゆる会計システムや販売管理システムを駆使して経理体制改善コンサルティングを行っていますが、経理機能不全の根本理由は、2つあると思っております。

一つは、経理体制の仕組みやルールが整っていないことにあります。もう一つは、領収書、売上請求書や日報等の営業数字を現場の社員がきちんとタイムリーに正確な数字を上げてこないといった現場と経理の連携の悪さにあります。つまり、数字への意識が低いためにコミュニケーション不足が発生し、経理の機能不全が起こるのです。ほぼほぼこの2つが原因となって、タイムリーな経営数字把握ができない状態となっているのです。

では、どのようにして経理体制を整えていくのでしょうか?まずは、ビジネスそのもののフローを聞いていきます。そしてどこで数値管理をしていく必要があるかを見える化していきます。そして、どのような経理体制を構築していくべきで、どのようなルールにするかを決めていきます。さらにそこに必要な人員配置を行います。最後にそれにあったクラウド管理を含めた会計システムやときには販売管理システム、原価管理システムの導入指導をしていくという流れになっていくのです。それなりに時間はかかりますが、最終的には自立して経理ができる状態までもっていきます。構築しきった後に、社長は初めて気づくのです、今まで、いかに数字にだらしなくどんぶり経営であったか、いかに経理機能を正常化させることが大切であるかを、そして、社長自身が本業に集中できることがいかに幸せであることかを。

よくどれくらいの規模になったら経理機能を自社で置いたほうがいいですか?と聞かれることがあります。自分は、本当は社長一人でやっているときから自計化したほうが申し上げます。
財務は経営における血液ですから、社長が一つ一つ把握したほうがいいに決まっているからです。数字が血肉となるのです。また、社員が5人以上いる、もしくはこれから事業をどんどん成長させていきたいというビジョンを持っている中小企業の経営者は、かなり早い段階で経理をしっかりと機能させることをお勧めします。
経理がしっかりしないまま売上だけをどんどん伸ばし、組織が大きくした結果、損失がどんどん膨らんでしまった中小企業はたくさんありますから。サッカーでいうと、5得点6失点といった形です。あとは、経理の人間は、経験者で正社員でないとダメですよね?という質問もあります。答えはNOです。経験者でなくても素直な方であれば、仕事をどんどん覚えますし、正社員でなくてもパートスタッフで十分に機能します。

7.まとめ

いかがでしたでょうか?まずはきちんとタイムリーな経営数字を出すべく経理体制を整えることから始めていきましょう。
私たちSS経営コンサルティンググループでは、中小企業の経理体制改善をコンサルすべく、一丸となってバックアップしていきます。本気で経営を考えている中小企業の社長様は、是非当社までご連絡いただきたいと思います。一緒に経営をよくしていきましょう!

経営に役立つ情報は、「若手経営者のための経営輝塾」でもお伝えしております。現在、受講生の募集をしておりますので、是非ご参加ください!

 

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この記事は私が書きました

代表税理士 鈴木 宏典

税務財務コンサルティングのみならず、コーチング手法による会社のコンセプトメイキング、ビジョンメイキングを通じたコンサルティングを得意とする。東京・大阪・名古屋・仙台等でセミナーを行い、中小企業のみならず、同業者である税理士のビジョンをもかなえるべく、事務所の仕組化を全国に広めている。

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